Бюджет наличности
Среди владельцев малых бизнесов, к сожалению, бытует такая точка зрения: "Планирование бюджета - дело крупных компаний, мне это не нужно. Я знаю, какой у меня оборот, а счет в банке показывает, сколько у меня денег". Подобные высказывания демонстрирую непонимание того, что планирование бюджета помогает избежать ошибок и является важнейшим инструментом управления малым бизнесом.
Первое, что вам следует определить при планировании бюджета, - каков объем предполагаемых затрат на прогнозируемый период. Затем следует рассчитать уровень объема продаж, необходимого для покрытия затрат, и сумму, которая должна оставаться после этого. Вам следует определить рамки объемов наличности на период деятельности бизнеса, чтобы обеспечить необходимое количество наличных на случай неудачных продаж. Анализ продаж за предыдущий период покажет, когда у бизнеса были взлеты и падения. Составление прогноза поможет распределить средства на приобретение запасов товаров и сырья и оплату текущих обязательств. Четкий контроль над состоянием запасов и текущих обязательств - надежное средство избежать напряженности в сфере оборотного капитала.
Как используется бюджет наличности? Бюджет - наиболее эффективный инструмент планирования потребностей бизнеса в наличных. Он помогает планировать финансовое руководство бизнесом, то есть определять уровень наличных, которые вы будете получать и тратить. Главная цель бюджета - сохранить достаточный уровень наличности на любой случай. Планирование бюджета поможет:
1) координировать использование наличных с поступлениями денег в бизнес и погашением различных платежей. Это снизит потребность в краткосрочных кредитах для финансирования оборотного капитала;
2) подготовиться к периодам, в течение которых может возникнуть дефицит наличности - вы сможете составить план финансовых потребностей бизнеса, и у вас будет достаточно времени на поиск дополнительных средств, способных поддержать бизнес в периоды дефицита;
3) рассчитать срок, необходимый для окончательного погашения кредитов;
4) определить потребность в кредитах поставщиков и постараться получить скидки при оплате поставок в случае, если у вас есть избыток наличности, и вы можете отказаться от кредита;
5) предусмотреть периоды, когда возможен избыток наличности, и на основании этого разработать план инвестиций, включив в него покупку запасов, станков, оборудования и т.п.;
6) бюджет укажет на необходимость (или исключит ее) получения постоянного финансирования и финансирования оборотного капитала.
Когда вы составляете бюджет, попытайтесь реально оценить возможный объем продаж и объем затрат. Прогноз объемов npодаж должен быть как можно более точным, ведь именно он является основой определения уровня наличности и затрат.
Чтобы точнее определить объем продаж за наличные, обратитесь к своему опыту. В бизнесах, где объем продаж зависит от фактора сезонности, а также в тех, что продают дорогие товары, возможны колебания продаж за наличные из месяца в месяц, и это следует учесть.
Технически, бюджет наличных составляется следующим образом: начертите две колонки, в первую ежемесячно вносите прогнозируемые данные, во вторую - реальные суммы, полученные бизнесом и имеющиеся в его распоряжении в конце месяца. Это позволит сравнить прогнозируемые данные с реальными и в будущем составлять более точные прогнозы.
При правильном планировании, вы сможете финансировать рост продаж из собственных средств и свести к минимуму финансирование со стороны.
Примером может служить опыт двух партнеров по бизнесу, специализирующемуся на изготовлении кухонной мебели. Партнеры получили от крупной строительной компании заказ на изготовление и установку кухонной мебели в новом жилом доме. По контракту, они обязались завершить работу через 4 месяца. Мебельщики подсчитали, что для этого им необходимо увеличить оборотный капитал на 56500 гривен. Но они не бросились тут же в банк за ссудой, а обратились прежде за помощью к консультанту по бизнесу.
Изучив ситуацию, консультант нашел решение, позволившее партнерам обойтись ссудой в размере всего в 16000 гривен. Решение основывалось на следующих условиях:
1) на договоре с поставщиками о том, что поставка и оплата материалов будут осуществляться поэтапно, в течение трех месяце
2) на взаимном соглашении не брать денег из кассы бизнеса до тех пор, пока прогноз наличности не укажет на избыток.
Предварительный расчет показал, что за пять месяцев (с июля по ноябрь) поступления достигнут 88 ООО гривен, а расходы составят 56 500 гривен, таким образом, к концу ноября у них останется 31 500 гривен.
Особо нелегко было в июле и в августе, так как в эти два месяца затраты бизнеса значительно превышали поступления. Чтобы ссуда в 16 ООО гривен (с учетом процентов) помогла производителям кухонной мебели продержаться эти два месяца, они составили такой прогноз:
Прогноз объемов кредита, необходимого для реализации контракта
.........................07..........08.......09.........10.......11
Требуемые наличные:
запасы материалов.......................15000.....10000..7000
затраты на производство...........4000.......6000....6000...4000...2000
дополнительное оборудование..2500
Всего.............................................21000....16000...13000..4000...2000
Наличность бизнеса:
наличные в бизнесе ......................2000
различные платежи.......................10000...10000...15000..20000..31000
Всего...............................................12000...10000...15000..20000..31000
Избыток наличных ..........................0..............0........2000...18000..47000
Дефицит наличных ........................9500.....6000......0..........0..........0
Согласно этому прогнозу, остаток наличных к концу ноября составил у партнеров 47 ООО гривен. Осталось у них и несколько неоплаченных обязательств, в первую очередь - ссуда в размере 16 ООО гривен, а также другие долги, погашение которых приурочено к концу данного периода - в частности, налоги и распределение прибыли. Этот прогноз убедил партнеров в том, что они выполнят условия контракта, если смогут получить ссуду.
Затем бизнесмены составили план движения наличности в соответствии с приведенной ниже таблицей и графиком движения наличных, который показал:
- какая ссуда необходима для удовлетворения запросов бизнеса;
- остаток наличности на период выполнения контракта и к eго завершению.
Пример: Прогноз бюджета наличности
Итак, строим 2 колонки на каждый месяц. В первую вноси прогнозируемые данные, во вторую - реальные. Остаток на коне каждого месяца автоматически становится остатком на начал следующего.
Прогноз бюджета наличности
январь январь февраль февраль
прогноз реальн. прогноз реальн.
1. Наличные в банке (начало месяца) 1 400 1 400 1 850 2 090
2. Наличные в кассе (начало месяца) 100 100 150 70
3. Всего наличных 1 500 1 500 2 000 2 160
4. Объем продаж в наличных 1 200 1 420 900
5. Возврат долгов 100 52 50
6. Другие возможные поступления 100 52 50
7.Всего поступлений (4 +5 +6) 1 700 1 852 1 300
8.Всего поступлений и наличных (3+7) 3 200 3 352 2 200
9.Всего платежей в мес 1 200 1 192 1 000
10. Остаток наличных в конце месяца в банке и в кассе 2 000 2 160 2 000
Движение наличных на период контракта с учетом платежей по ссуде
Июль Август Сент. Окт. Ноябрь
Прогноз поступлений:
Наличные от продаж 800 600 700 1 200 2 800
Платежи клиентов 10 000 10 200 15 800 20 000 31 600
Другие поступления 200 400 200 480 250
Всего поступлений 11 000 11 200 16 700 21 680 34 650
Прогноз платежей:
Выплаты поставщикам 17 000 11 000 8 200 2 700 2 200
Зарплата 2 600 4 200 4 200 7 900 5 800
Затраты 1 200 1 800 2 000 2 700 600
Затраты на оплату % 130 130 130 130 130
Покупка оборудования 2 500 460 600 800 100
Резерв на налоги 3 800 3 800
Всего платежей 23 430 17 590 15 130 18 030 12 630
Прогноз избытка поступлений
над платежами (12 430) (6 390) 1 570 3 650 22 020
Прогноз остатка наличных
на начало месяца 4 200 7 770 1 380 2 950 6 600
Ссуда 16 000
Возврат ссуды 16 000
Прогноз остатка наличных
на конец месяца 7 700 1 380 2 950 6 600 12 620
Кредит - это деловой инструмент, и им следует пользоваться разумно.' Прогноз кредита должен составляться с учетом того, что у каждого вида финансов есть определенная цель. Понимание этого поможет вам избежать ошибок, способных привести к финансовым потрясениям.
Примером неправильного использования финансов может стать вложение части наличных из оборотных средств бизнеса в долгосрочные инвестиции. В этом случае не исключен дефицит наличности, вынуждающий часто обращаться к краткосрочным кредитам. Это, в свою очередь, приводит к дефициту оборотного капитала.