Статтею 6 Закону України «Про захист персональних даних» (далі – Закон) встановлено, що обробка персональних даних здійснюється для конкретних і законних цілей, визначених за згодою суб’єкта персональних даних, або у випадках, передбачених законами України, у порядку, встановленому законодавством. Не допускається обробка даних про фізичну особу, які є конфіденційною інформацією, без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.
Статтею 11 Закону визначено підстави обробки персональних даних, серед яких, зокрема, є укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину, на вимогу суб’єкта персональних даних.
Правовідносини, що виникають між виробниками, виконавцями, споживачами у процесі створення, надання та споживання житлово-комунальних послуг регулюються Законами України «Про житлово-комунальні послуги», «Про електроенергетику», «Про питну воду та питне водопостачання», «Про теплопостачання» і низкою інших нормативно-правових актів, якими встановлено, що відповідні житлово-комунальні послуги споживачам надаються на підставі договору.
Типовими договорами, затвердженими Кабінетом Міністрів України, визначається перелік даних про споживача, які мають вноситися до договорів на підставі документів фізичної особи – паспорту, документа про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків тощо. Зважаючи на те, що договори про надання зазначених послуг мають укладатися з власником житлових помешкань, надавач послуг має перевірити документи, що підтверджують право власності.
Таким чином, прохання пред’явити документи з метою підготовки згаданих договорів є цілком законною вимогою. Водночас законодавством не передбачено права чи обов’язку надавачів житлово-комунальних послуг вимагати і зберігати копії зазначених документів.
Отже, обов’язок споживачів надавати копії необхідних для укладення договору на отримання житлово-комунальних послуг документів відсутній.
Збирати і зберігати копії документів, необхідних для укладення договорів зі споживачами можна лише на підставі добровільної згоди споживачів.Зокрема, співробітник виробника житлово-комунальних послуг може запропонувати споживачу надати копії документів для спрощення та прискорення процедури підготовки та оформлення відповідного договору. У такому випадку споживач має право вибору – давати чи не давати копії документів надавачу житлово-комунальних послуг.
Окрім того, споживач може особисто зробити на копіях документів застереження щодо використання відповідних копій винятково з метою підготовки і укладення договору.
Відповідно до частини восьмої статті 6 Закону України «Про захист персональних даних» персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, не довше, ніж це необхідно для законних цілей, у яких вони збиралися або надалі оброблялися. У зв’язку з цим, після укладання договору підприємства, що надають житлово-комунальні послуги, зобов’язані повернути споживачу копії документів або знищити їх.
Викладена позиція щодо правових підстав збирання та зберігання житлово-комунальними підприємствами копій документів споживачів підтримана Національною комісією, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг (НКРЕКП). Зокрема, листом-роз’ясненням від 5 серпня 2015 року №7990/15/61-15 НКРЕКП підтвердила, що ненадання заявниками копій документів або ненадання дозволу на виготовлення таких копій не може бути підставою для відмови в укладенні договорів про надання житлово-комунальних послуг чи послуг з енергопостачання.
