а в чем именно сомненья?
физ лицо, владеющее помещением в нежилом фонде, имеет право сдать его в любое пользование любому физ или юр лицу вне зависимости от его статуса
Если пользование платное, арендатор является налоговым агентом по НДФЛ, и удерживает и уплачивает с суммы зафиксированной аренды ежемесячно НДФЛ в бюджет Вашего района (узнайте № р/сч и как писать назначение платежа в своей налоговой)
Если аренда не уплачивается, но акты есть/должны быть, то НДФЛ перечисляется арендатором ежемесячно до 20-го числа след.месяца все равно..
вот, собсно, и все
Вы всё довольно подробно рассказали, сомнений как таковых уже нет.
Просто думаю как лучше провернуть съём помещения. С документами или без и что будет если без

А налоговая к таким убыточным весьма пристрасна...
А в конце года декларацию не забудьте подать.