Электронный документооборот юрлица, кто сталкивался?

[Толково]

Электронный документооборот юрлица, кто сталкивался?

В общем, задумал перейти в только что созданном ТОВ на электронный документооборот и отказаться полностью от макулатуры.

Есть ЭЦП, их выдают бесплатно, и любой гражданин или юрлицо может ими пользоваться везде, где необходима подпись и/или печать. И законодательно у нас это неплохо урегулировано, есть практика и судов, и налоговых, которые рассматривают электронные документы с ЭЦП наравне с бумажными. Существует и сайт минюста для бесплатного наложения подписи и проверки документов с ЭЦП.

В связи с этим, думаю все документы, а именно: решения собрания учредителей, протоколы, приказы, трудовые договора и контракты с сотрудниками, по возможности, и договора с контрагентами перевести в электронный вид.

Есть ли тут кто-то, кто уже перевел документооборот на электронный, как к этому относятся сотрудники, кому необходимо подписывать такие договоры, контрагенты, проверяющие органы и все, кому с ними приходится сталкиваться?

И да, стоит ли создавать отдельный приказ по предприятию об электронном документообороте в организации или нет необходимости, т.к. есть законы «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронных документах и электронном документообороте»?

 

[Александр7777]

Сколько тысяч работников на вашем предприятии?

 

[Толково]

Сколько тысяч работников на вашем предприятии?

а зачем тысячи? Законом не определяется количество... у меня немного, потому не хочу ещё и макулатурный поток организовывать.

 

[Александр7777]

а зачем тысячи? Законом не определяется количество... у меня немного, потому не хочу ещё и макулатурный поток организовывать.

А кто будет деньги зарабатывать, пока вы будете компьютеризировать свою бюрократию?

 

[Толково]

А кто будет деньги зарабатывать, пока вы будете компьютеризировать свою бюрократию?

Всё, как у всех! Подписание электронных докмуентов не превышает по времени подписание бумажных, а экономия времени на печати, расходниках и бумаге очевидна. К тому же, куда приятнее и лучше все документы иметь на внешнем накопителе, легко переносимом и шифруемом, что добавляет свои плюсы и преимущества.

 

[Александр7777]

Подписание электронных докмуентов не превышает по времени подписание бумажных

Во-первых, заключение трудовых договоров с наемниками у юрлица не обязательно.
С ФОПом- да, в письменном виде. Но как вы себе это представляете? Вы будете брать на работу лишь имеющих ЕЦП?
Во-вторых, вся эта лобуда с приказами, с учетом кадров уже давно есть в 1С. И заводя в программу работника, вы поневоле уже все это делаете.

К тому же, куда приятнее и лучше все документы иметь на внешнем накопителе, легко переносимом и шифруемом, что добавляет свои плюсы и преимущества.

Это чревато иногда полной потерей этих данных или геморроем с архивированием и обеспечением сохранности на других носителях. А срок хранения некоторых бухгалтерских ведомостей составляет 75 лет. Какая флешка или SSD протянет столько времени? Через такой срок даже облако гугла рассеется без следа.
Тем более, что проверяющим вы должны предоставить в натуре, а не в шифрованном виде.

а экономия времени на печати, расходниках и бумаге очевидна

Копеечная экономия.

договора с контрагентами перевести в электронный вид

Для этого вам, как минимум, нужно уболтать контрагента, или отказаться от него, если он не согласен.

 

[Толково]

Во-первых, заключение трудовых договоров с наемниками у юрлица не обязательно.
С ФОПом- да, в письменном виде. Но как вы себе это представляете? Вы будете брать на работу лишь имеющих ЕЦП?

Не обязательно, но, например, при получении лицензии, обязательно. Кроме того, ЭЦП оформляется любым физлицом или юрлицом в раз через приветбанк, просто и бесплатно.

Во-вторых, вся эта лобуда с приказами, с учетом кадров уже давно есть в 1С. И заводя в программу работника, вы поневоле уже все это делаете.

1с прекратил пользоваться с 2014 года из эпидемиологических соображений. И не вернусь туда ни при каких обстоятельствах, от слова совсем никогда.

Протоколы собраний, приказы, штаты, вся сопроводиловка может храниться в одном месте, в электронном виде, с наложенными ЭЦП, да ещё быть под 128-битнымм ключем. Хрен кто без разрешения пролезет, никакие проверяющие в масках не откроют да и не найдут. В этом вижу преимущество.

Это чревато иногда полной потерей этих данных или геморроем с архивированием и обеспечением сохранности на других носителях.

Ничего вечного нету! Бумагу тоже может дождь намочить.

А срок хранения некоторых бухгалтерских ведомостей составляет 75 лет.

Это что так долго ханить надо? У меня и 20 лет не храниться ничего.

Какая флешка или SSD протянет столько времени? Через такой срок даже облако гугла рассеется без следа.

Флешка точно не протянет, а вот внешний накопитель, SSD диск легко. Только он устареет уже через 3-5 лет.

Тем более, что проверяющим вы должны предоставить в натуре, а не в шифрованном виде.

Ага! В натуральном, электронном виде и представлю, со всеми подписями и печатями! Даже суды, оказывается, уже рассматривают элктронные документы, и даже нотариусы заверяют их. А отпечатанные экземпляры судами определяются, как представленные на бумажном носителей графичесике отображения оригинальных документов.

Копеечная экономия.

Для этого вам, как минимум, нужно уболтать контрагента, или отказаться от него, если он не согласен.

Так вопрос ни сколько в экономии, скажем денег, сколько в удобстве. Ну вот взял я флешку в карман и поехал в отпуск либо на дачу. Есть у меня интернет, есть смартфон и планшет, есть внешний накопитель со всеми договорами и приказами, всеми решениями и контрактами, программой учета и управления. Доступ к банку есть, документы есть, распоряжения по телефону или вайберу... красота! Мобильность на лицо, офис со всеми этим лишними людьми и действиями не нужен, не?!

 

[Kirilitsa]

Вопрос от бухгалтера: например, кассовая книга и приходно-расходные ордеры? Проверка по кассовой дисциплине принимает только бумажные носители.
Или охрана труда - тоже на бумаге ( табели, начисления и пр)?
75 лет хранятся документы по личному составу. Если не на предприятии, то в архиве.
Какой бух без 1С ведет учет?
В Харькове, правда, есть некоторое количество фирм, пользующихся альтернативными прогами. Но тогда проблема с кадрами, ибо бухи на 1С заточены в большинстве своем, да и отчетность. Одно дело сформировать отчет в бух проге и выгрузить в тот же Медок, другое - руцями набирать каждый отчет в проге, отправляющей отчетность. А регистрация НН?
А если кассовый аппарат предусмотрен, то там вообще торба.
Все контрагенты должны будут захотеть использовать электронный документооборот, ибо без ЭЦП входящий документ не считается первичкой, а значит не включается в состав затрат. Из моих контрагентов треть пользуется Эл.документооборотом, остальных убедить не удалось, особенно, если они из зажопинсков всяких, или фопники
А если справку для банка из налоговой для подтверждения переплаты по ЕСВ?

 

[Александр7777]

Кроме того, ЭЦП оформляется любым физлицом или юрлицом в раз через приветбанк, просто и бесплатно.

Вы на работу будете принимать только тех работников, которые уже имеют счет в Привате?

1с прекратил пользоваться с 2014 года из эпидемиологических соображений.

Вы как та бабушка, которая не верила в электричество. Кстати, это наш родной Медок *****л с Петей, а не 1С.

Хрен кто без разрешения пролезет, никакие проверяющие в масках не откроют да и не найдут. В этом вижу преимущество.

Глупость. По закону вы обязаны предоставлять проверяющим документы. Иначе прекратится ваше существование.

Ничего вечного нету! Бумагу тоже может дождь намочить.

А ты не храни их на улице.

Это что так долго ханить надо? У меня и 20 лет не храниться ничего.

Ты неделю назад задавал наивные вопросы о уставном капитале, о зарплате директору, об открытии счета в банке.
Откуда 20 лет?
Счастливый ты человек. Но это у тебя от незнания. Как говаривал Соломон :Многие знания — многие печали.

Флешка точно не протянет, а вот внешний накопитель, SSD диск легко.

SSD- это та же флешка, только более быстродействующая и с другим интерфейсом. То ты просто не видел коробки в сервисных службах с трупами SSD.

Ага! В натуральном, электронном виде и представлю, со всеми подписями и печатями!

Так в чем тогда экономия на бумаге?

Ну вот взял я флешку в карман и поехал в отпуск либо на дачу. Есть у меня интернет, есть смартфон и планшет, есть внешний накопитель со всеми договорами и приказами, всеми решениями и контрактами, программой учета и управления. Доступ к банку есть, документы есть, распоряжения по телефону или вайберу... красота! Мобильность на лицо, офис со всеми этим лишними людьми и действиями не нужен, не?!

Да, похоже, вы юный теоретик. Но ничего, это пройдет.

 

[Толково]

Вы на работу будете принимать только тех работников, которые уже имеют счет в Привате?

Зачем? Я просто показал, что бесплатно (!) эцп можно получить во многих местах, в том числе и через банк, в котором большинство держателей карт Украины.

Вы как та бабушка, которая не верила в электричество. Кстати, это наш родной Медок *****л с Петей, а не 1С.

1с - продукт вражеской страны, который контролирует через облачную структуру данные... мне, как программисту, этого достаточно, чтобы сделать выводы.

Глупость. По закону вы обязаны предоставлять проверяющим документы. Иначе прекратится ваше существование.

Так в том то и дело, что нет законных оснований требовать бумажные копии документов, поскольку закон обязывает предоставить копии без уточнения их вида. Поэтому электронной копии будет вполне достаточно. Более того, суды четко понимают: бумажная копия электронного документа — лишь его графическое отображение, а не сам оригинал. Электронный документ — это данные, которые могут быть считаны электронными средствами (ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»). Следовательно, предоставление распечаток, наоборот, будет нарушением законодательства: такие «копии», по сути, не являются копиями электронных документов.

Советую Вам почитать

⚠ Тільки зареєстровані користувачі бачать весь контент та не бачать рекламу.

А ты не храни их на улице.

даже хранение их в офисе нифига не спасает, проверено на собственном опыте!

Счастливый ты человек. Но это у тебя от незнания. Как говаривал Соломон :Многие знания — многие печали.

смешно! А ещё говорят - век живи, век учись!

SSD- это та же флешка, только более быстродействующая и с другим интерфейсом. То ты просто не видел коробки в сервисных службах с трупами SSD.

Не совсем флешка... вернее, совсем не флешка! Это как говорить, что мерседес и запорожец одинаково классные машины, потому что и там и там круглые колеса. И скорость передачи данных тут не главный критерий.

Трупы SSD от непонимания, на что заточена их работа. Если их использовать как архив, куда иногда записывается, а в основном считывается информация, то они живут куда дольше, чем жесткие диски или флешки.

Так в чем тогда экономия на бумаге?

Я же уже говорил, что экономия не в бумаге, а в ресурсах, прежде всего во времени! Если хотите через бумагу, то это: время сотрудника на печать - время руководителя на подпись - бумага - место хранения - документ (журнал) учета - та же печать, с её изготовлением и храением и т.п. Освобождение от этих второстепенных задач, экономит ресурсы обслуживания на каждой операции.

Да, похоже, вы юный теоретик. Но ничего, это пройдет.

ага, такой юный, что ещё с малых предприятий ссср начинал, была такая форма хозяйствующих объектов...

Увидел новые возможности, те хваленые реформы Эстонии по электронным документам и т.п., оказывается, у нас ещё с 2003 года возможны, только народ у нас слишком инертный, всё совково-царскими нормами пользуется.

Но, я увидел главное, на ХФ нет тех, кто пользуется новыми стандартами и возможностями, это и вдохнавляет... ниша пуста, есть где развернуться!

 

[Толково]

Вопрос от бухгалтера: например, кассовая книга и приходно-расходные ордеры? Проверка по кассовой дисциплине принимает только бумажные носители.

По бухгалетрии у меня пока остались вопросы, потому и хотел найтти тех, кто уже использует электронный документооборот... опять таки, отчеты же принимают в электронном виде.

Или охрана труда - тоже на бумаге ( табели, начисления и пр)?

Это в электронном виде можно, как меня проконсультировали

75 лет хранятся документы по личному составу. Если не на предприятии, то в архиве.

вот-вот, следует отделять деятельность архивов от операционной деятельности предприятий

Какой бух без 1С ведет учет?

Альтернатив больше, чем вы думаете! В каких-то случаях и УкрСклада хватает, у меня вообще облачное решение из США, туда один раз заружается база с формулами и всё.

В Харькове, правда, есть некоторое количество фирм, пользующихся альтернативными прогами. Но тогда проблема с кадрами, ибо бухи на 1С заточены в большинстве своем, да и отчетность. Одно дело сформировать отчет в бух проге и выгрузить в тот же Медок, другое - руцями набирать каждый отчет в проге, отправляющей отчетность. А регистрация НН?

Руцями ж набирали раньше, и даже на печатных машинках печатали... и ничего! На самом деле, главное шаблон, а набрать его и сделать проводки это уже дело техники, тем более, если операции типичные.

А если кассовый аппарат предусмотрен, то там вообще торба.
Все контрагенты должны будут захотеть использовать электронный документооборот, ибо без ЭЦП входящий документ не считается первичкой, а значит не включается в состав затрат.
Из моих контрагентов треть пользуется Эл.документооборотом, остальных убедить не удалось, особенно, если они из зажопинсков всяких, или фопники

Вот, тут уже интересно... чем аргументируют против документооборота? Кроме серых потоков и черных касс, вроде как и нет никаких трудностей.

ФОПы вообще дурики, почти каждый из них получил ЭЦП бесплатно в налоговой и подает отчеты по интернету, а вот зайти на сайт

⚠ Тільки зареєстровані користувачі бачать весь контент та не бачать рекламу.

для наложения подписи времени и мозгов не хватает?!

А если справку для банка из налоговой для подтверждения переплаты по ЕСВ?

Не поверите, даже заявления в суд и нотариальные заверения электронных документов уже во всю используются!... я сам прозрел, когда узнал!

Мне вообще рассказали, что после принятия законодательства по земле, её продавать будут только по электронному документообороту, чтобы легко контролировать сделки. Может и брешут, нагнетают, пиарят не знаю.

 

[Kirilitsa]

Но, я увидел главное, на ХФ нет тех, кто пользуется новымми стандартами и возможностями, это и окрыляет и вдохнавляет... ниша пуста, есть где развернуться

Дело в том, что есть еще и НКУ.
Который из электронных документов признает только те, что получены из ЕГРН. Или при заключении договора об использовании ЭЦП между контрагентами при ведении хоз. деятельности.
Вопросы навскидку я вам задала, но, видать, вы не поняли, о чем речь.
Если вам удастся внедрить вашу задумку в жизнь - вы гений! ПодЕлитесь опытом после первой комплексной проверки,хорошо? Готова оплатить ваше ноу-хау.

 

[Kirilitsa]

По бухгалетрии у меня пока остались вопросы, потому и хотел найтти тех, кто уже использует электронный документооборот... опять таки, отчеты же принимают в электронном виде.

Отчеты - да, налоговые накладные - да, первичные документы (акты,счета,накладные) -да. Последние - в случае, если между контрагентами составлен договор о применении ЕЦП. Во всех остальных случаях-первичка! Например: вы купили стол в офис. Вам прислали накладную в эл. виде. Она признается, как первичный документ. А вот дальнейшая судьба стола - уже фигушки! Вы ставите его на баланс фирмы, составляя определенные документы (приказ, акт и пр.), только в бумажном виде, с подписью и печатью. Ибо нет таких электронных документов!

 

[Kirilitsa]

Это в электронном виде можно, как меня проконсультировали

Можно, До первой проверки. Кто вас консультировал?

 

[Kirilitsa]

вот-вот, следует отделять деятельность архивов от операционной деятельности предприятий

Что такое "операционная деятельность предприятий"? Законом определено, что хранить предприятие обязано 75 лет, в случае ликвидации или невозможности хранения обязано сдать в архив.

 

[Kirilitsa]

Альтернатив больше, чем вы думаете! В каких-то случаях и УкрСклада хватает, у меня вообще облачное решение из США, туда один раз заружается база с формулами и всё.

Бедная ваша бухгалтерия! Вот такая простая задачка: вы купили в бухгалтерию калькулятор за свои деньги у плательщика НДС. Сколько хозяйственных операций должна отразить в учете ваша бушка?

На самом деле, главное шаблон, а набрать его и сделать проводки это уже дело техники, тем более, если операции типичные.

1.Шаблоны меняются. Очень часто.
2.сделать проводки - это самое главное. См. задание выше.
3.Набрать надо не просто что попало, а сосчитать, то, что набираешь. Тоже руцями?

Вот, тут уже интересно... чем аргументируют против документооборота? Кроме серых потоков и черных касс, вроде как и нет никаких трудностей.

Йопта, вы не в теме вообще. Ничем не аргументируют, ибо нет другого порядка заполнения кассовой книги, кроме как в бумажном виде.

Не поверите, даже заявления в суд и нотариальные заверения электронных документов уже во всю используются!... я сам прозрел, когда узнал!

Верю! Но аргумент "даже" не работает там, где законодательно прописаны те или иные нормы. И если у вас назрела зарплата, и вы ее выплачиваете на карты сотрудникам, то банк мониторит, чтобы сумма ЕСВ была не менее, чем 1/5 от суммы зарплаты. (Например, зарплата 10 000, ЕСВ должен быть не менее 2000).
Но у вас есть переплата по ЕСВ, и вы можете заплатить не 2000, а 1600. В таком случае составляется справка по особой форме в 3-х экз., подписывается предприятием, заверяется в налоговой, предоставляется в банк. Срок действия справки - один день.
У вас уже есть бухгалтер?
Мой вам совет - как появится - слушайте его! Раскрыв рот! Ибо... (рукалицо пяццот раз!!)

 

[Александр7777]

Зачем? Я просто показал, что бесплатно (!) эцп можно получить во многих местах, в том числе и через банк, в котором большинство держателей карт Украины.

Затем, что в стартовом сообщении вы сказали:

трудовые договора и контракты с сотрудниками... перевести в электронный вид.

Т.е. к вам кандидат должен придти уже с ЕЦП, поскольку без заключения трудового договора и сообщения об этом в налоговую вы не имеете права допускать его к работе.

вот-вот, следует отделять деятельность архивов от операционной деятельности предприятий

Ну и как вы собираетесь в архиве хранить электронные реестры?

Альтернатив больше, чем вы думаете! В каких-то случаях и УкрСклада хватает, у меня вообще облачное решение из США, туда один раз заружается база с формулами и всё.

Это еще раз подтверждает вашу наивность и некомпетентность. Укрсклад- это ведение склада, а не бухучета. Как вы в нем будете вести учет зарплаты, ОФ, малоценки, амортизации и т.д.?

у меня вообще облачное решение из США, туда один раз заружается база с формулами и всё.

Какая дремучесть! Какие формулы? А ничего, что у нас постоянно меняется налоговое законодательство? Задолбаетесь формулы переписывать.

ФОПы вообще дурики, почти каждый из них получил ЭЦП бесплатно в налоговой и подает отчеты по интернету, а вот зайти на сайт АЦСК для наложения подписи времени и мозгов не хватает?!

Вы что, считаете, что самое сложное в работе ФОПа- это подписание документов?
Он или сам едет за товаром и там подписывает накладную, или ему привозят с документами. Зачем ему сайт АЦСК?

Или охрана труда - тоже на бумаге ( табели, начисления и пр)?
Это в электронном виде можно, как меня проконсультировали

Вас обманули. Без заключения договора об электронном документобороте (сейчас он заключается с ДФС, статистикой, ПФУ) у вас никто электронные отчеты и бухгалтерские реестры и смотреть не будет. А инспекция по труду или комиссии при администрациях этого не делают.
А будете выпендриваться со своими кодированными флешками- вкатают вам штраф по ст.265 (до ста минзарплат).

как меня проконсультировали

Мне вообще рассказали

Не верьте словам, вас обманут (или совет даст *****, свято убежденный в своей гениальности), верьте только своим глазам, которые смотрят в нормативный акт.

 

[Толково]

Дело в том, что есть еще и НКУ.
Который из электронных документов признает только те, что получены из ЕГРН. Или при заключении договора об использовании ЭЦП между контрагентами при ведении хоз. деятельности.
Вопросы навскидку я вам задала, но, видать, вы не поняли, о чем речь.
Если вам удастся внедрить вашу задумку в жизнь - вы гений! ПодЕлитесь опытом после первой комплексной проверки,хорошо? Готова оплатить ваше ноу-хау.

есть Закон, где черным по белому все расписано.

Спойлер: Детальнее

Например, чч 1 - 3 ст. 207 Цивільного кодексу правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах, у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами). Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Дальше... ст. 3 Закону України «Про електронний цифровий підпис» електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо...
Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Ст.14 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу.

відповідно до п. 49.5 ст. 49 ПКУ у разі подання звітності в електронній формі платник податків зобов’язаний здійснити відправлення такої звітності до контролюючого органу не пізніше закінчення останньої години дня, в якому спливає такий граничний строк.

А проверки и желания налоговиков мало с реалностью имеют общего, потому как они и к столбу могут придраться... но есть Закон, которому и они обязаны подчиняться! Имея опыт выигрыша судебных дел у налоговиков, могу со 100% уверенностью сказать, что там законы не знают и пытаются крутить ими так, как им удобно.

 

[Толково]

Отчеты - да, налоговые накладные - да, первичные документы (акты,счета,накладные) -да. Последние - в случае, если между контрагентами составлен договор о применении ЕЦП. Во всех остальных случаях-первичка! Например: вы купили стол в офис. Вам прислали накладную в эл. виде. Она признается, как первичный документ. А вот дальнейшая судьба стола - уже фигушки! Вы ставите его на баланс фирмы, составляя определенные документы (приказ, акт и пр.), только в бумажном виде, с подписью и печатью. Ибо нет таких электронных документов!

Та нет, не обязательно составлять "договор о применении ЕЦП", этот вопрос регулируте Закон, а все решения могут быть приняты только в законодательном поле.

Приказ и акт, как я, так и Вы можете составлять и в электронном виде! К тому же ЭЦП может иметь не только ваша подпись, но и ваша печать!

 

[Толково]

Можно, До первой проверки. Кто вас консультировал?

Сотрудники минфина на семинаре в Киеве.