В статье 217 Гражданского кодекса говорится:
“Обязательство прекращается зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом истребования. Для зачета достаточно заявления одной стороны”.
Поэтому для использования взаимозачета необходимо наличие следующих факторов:
1. Встречных требований. Это означает, что стороны — участники взаимозачета должны иметь требования друг к другу.
2. Однородных требований. Требования сторон должны быть одного вида, как правило, денежного. Зачет при наличии денежного требования, с одной стороны, и товарного — с другой не допускается. То же касается и других неденежных требований.
3. Истечения сроков обоих требований. Если срок исполнения хотя бы одного из них не наступил, то зачет по статье 217 ГК невозможен.
Форма заявления для проведения взаимозачета нормативно не установлена. Однако в нем нужно обязательно указать:
1. Основания возникновения каждого из встречных требований (ссылка на реквизиты договора или другие документы), их сумму, документы, подтверждающие бесспорность этих требований (акт сверки, ответ на претензию и др.).
2. Сумму, на которую проводится зачет. Она не должна превышать размера меньшего требования.
3. Момент проведения зачета. Это важно для правильного отражения операции в бухгалтерском и налоговом учете обеих сторон. Датой проведения зачета следует указать день не ранее дня получения заявления о зачете второй стороной.
Заявление направляют второй стороне по адресу, по которому она зарегистрирована. При этом достаточно просто указать наименование предприятия. Но не будет ошибкой и указание в качестве адресата руководителя предприятия. Подписать заявление может представитель вашего предприятия, как правило, это руководитель, имеющий такие полномочия в соответствии с уставом. Если подписывает заявление другое лицо, то в самом заявлении желательно указать, на каком основании оно представляет интересы предприятия (доверенность, приказ о назначении исполняющего обязанности). Желательно, чтобы заявление о зачете подписал и главный бухгалтер предприятия.