я не программист, я дизайнер который рисует. поэтому для меня ваши слова - только половину понял.
когда вам приходит за час более ста писем, в каждом заказ, и все эти заказы нельзя перепутать - то без заполнения табличек - ну никак.
а делать так, что один человек принимает почту, второй её сортирует, и запускает в производство - нужно. При этом с последующей идентификацией письма с заказом.
Если Вы дизайнер, который рисует, то почему Вы решаете вопросы системного администрирования и организации бизнес-процессов? Я так понимаю по слову "производство", у Вас какая-то типография, изготовление сувенирной продукции или что-то вроде? Там Вы журналом принятых файлов не обойдётесь. Особенно, если Вы не посредник, а пользуетесь собственными производственными ресурсами.
Базу данных можете в Access сделать/заказать. Будет первый небольшой шажок в мир СУБД при минимуме программирования. Один-два-три человека (секретари) будут принимать почту, умело пользуясь почтовым клиентом, и "кузяво" заносить заявки по письмам в БД: с входящим номером, именем клиента, сутью заказа, подробностями и т.д. Другой (управляющий процессом) будет выбирать заявки и отправлять в производство.
А можете даже использовать одну из готовых систем управления прецедентами (issue tracking system). Я видел, как с их помощью управляют переводами фильмов и обслуживанием абонентов. Почему бы не управлять процессом заведения и обработки заявок заказчиков? Настроить статусы, настроить категории заказов, настроить пользователей — и вперёд. Потом над БД, к которой прикручена система управления прецедентами, сделать веб-приложение для приёма заявок заказчиков в определённой форме. И пусть уже сами заказчики, не зная этого, создают заявки на заказы в системе. Можно даже вынести часть системы наружу, чтобы заказчики видели, в каком состоянии находится заказ.
Дарю вышеописанный план развития.
вам нужно сделать сервис который будет принимать письма и логировать аттачменты в базу. на своем почтовом сервере делаете форвард на сервис и получаете автоматизированный учет аттачментов...
"я не программист, я дизайнер который рисует." © Можем продолжить теоретизировать, но ТС всё это воспримет как абракадабру.
. Нужно чуть больше информации.