Что-бы что-то изменилось надо начать хотя бы с порядка приема документов: не принимать неполный комплект, не должно быть "в!дмовляшечек". С таким порядком изменится и техника работы.
Нельзя обычного гражданина наклонить на обладание юридическими знаниями/навыками для решения обычного же, почти...